Optimaal resultaat op beurzen en events

26.11.2009

Ik hoor het elke dag; “Beurzen zijn verspilling van tijd en geld! We werken de ganse dag, lopen de benen onder ons lijf uit, en wat kunnen we laten zien op het einde van de dag? Niets!”

Wel, dat is wat je kan verwachten, indien je bent zoals de meeste deelnemers aan beurzen en het belangrijkste aspect van een beursdeelname uit het oog verliest; follow-up.

Wat er op de beurs zelf gebeurt, is duidelijk belangrijk voor je succes, maar minstens even belangrijk is wat je na de beurs doet. Dat is waar de verliezen gelaakt worden. Daar kan je de ROI, die je verwacht, behalen. Om je beursdeelname echt winstgevend te laten zijn, en echt te profiteren van al dat harde werk op de beurs, moet je ervoor zorgen dat de zo noodzakelijke follow-up gedaan wordt.

Opvolgen begint voor de beurs!

Onderzoek toont aan dat meer dan 80% van de leads die op een beurs worden verkregen, nooit worden opgevolgd. Dat is een fenomenaal aantal, zeker wanneer elk van die leads tot een verkoop zou kunnen leiden.

Waarom laten we zoveel leads links liggen? Het is voornamelijk omdat beursleads een slechte reputatie hebben. Het zijn ofwel gewone naamkaartjes if gelijkaardige basis informatie ingevuld op een beursformulier. Er staat zelden iets op om een toch al drukke verkoper en reden te geven om er tijd in te steken.

En zelfs wenneer je deze wil opvolgen, dan is de aangeboden informatie meestal beperkt tot een naam, een adres, een functie en een telefoonnummer. Zoveel wijzer wordt je er niet van. Verkopers willen voor een lead een stuk gekwalificeerde informatie over de prospect, en die kan je niet vinden op een naamkaartje of formulier.

Dat is de reden waarom je voor de beurs tijd moet steken in het proces dat je zal gebruiken om leads te verzamelen. Bespreek grondig welke informatie je op een lead formulier wil hebben staan. Leg aan iedereen duidelijk uit wat het belang van die informatie is. Zorg dat iedereen duidelijk weet hoe hij met deze formulieren moet omgaan en welke bijkomende informatie die ze aan de prospect moeten vragen.

Iedereen die meewerkt aan de beurs moet duidelijk weten welke resultaten je verwacht van je deelname. Iedereen zou zijn eigen duidelijke, kwantificeerbare, realistische doelstellingen moeten hebben. En deze doelstellingen moeten naadloos aansluiten bij de sales en marketingdoelstellingen van je organisatie.

Deze doelstellingen geven alle medewerkers iets om naar te streven, maar ze helpen je ook om zowel de teamprestatie als de individuele prestaties te evalueren.

Zet een follow-up systeem op.

Om je specifieke doelstellingen te behalen, en misschien zelfs te overtreffen, heb je een opvolg systeem nodig. Het beste moment om dat op te zetten, in tijdens de planningsfase.

Gebruik de tijd die voorafgaat aan de beurs, om te bepalen hoe je met de leads zal omgaan. Selecteer bijvoorbeeld een lid van je team die op het einde van de dag alle hor leads te verzamelen en ze door te geven aan het kantoor voor onmiddellijke verwerking. Duidt iemand op je kantoor aan die ze onmiddellijk moet verwerken. Duidt een follow-up manager aan. Die persoon zou iemand moeten zijn, die het ganse proces zal monitoren en sturen, maar die niet deelneemt aan de beurs. Hij of zij zal het systeem dat je vooraf afgesproken hebt moeten bewaken en aansturen.

Snelheid is essentieel voor het succes van alle leads, niet enkel de hot leads. Het is duidelijke dat je niet alle leads de volgende dag al kan opvolgen, maar je kan enkele stappen nemen, om een echt en belangrijk verschil te maken tegenover alle andere deelnemers aan de beurs.

Het is bijzonder belangrijk om iets te laten horen, een brief, een e-mail of een fax aan allen die je stand bezochten, om ze te bedanken en om hun te laten weten dat iemand van je organisatie weldra contact met hen zal opnemen.

Dit zou je moeten doen, ten laatste drie tot vijf dagen na hun bezoek. Denk er aan, indien je de leads niet opvolgt, dan zullen je concurrenten het wel doen.

De volgende stap; ownership

Gebruik een contact management systeem om er voor te zorgen dat de verkopers de leads zo compleet en bruikbaar mogelijk ontvangen. Nadat de leads zijn verdeeld, volg de verkopers op en maak ze verantwoordelijk voor elke lead die ze ontvangen hebben.
 
Er zou een geschreven voortgangsrapport moeten zijn van elke verkoper op regelmatige, vooraf bepaalde tijdstippen. Deze informatie kan je gebruiken om de performance van elke verkoper te meten en te benchmarken. Sommige bedrijven gebruiken leadsfollow-up als een onderdeel van hun commissie of bonusplan. Weten dat je verantwoordelijk gesteld wordt voor iets is immers een belangrijke motiverende factor.

Meet de resultaten

Op het einde van de dag, wil de directie weten of het geld dat ze in de beurs investeerden, een goede investering was. Een duidelijke opvolging van wat er met de leads gebeurde, laat je toe om die verkopen die rechtstreeks aan de beurs gebonden zijn, duidelijk te meten. Het zal je zowel een kwalitatieve als een kwantitatieve analyse van het geheel bezorgen.

Zo kan je bijvoorbeeld een exacte ROI meten en het effect van de beurs op de bottom line berekenen. Wil je de cost per lead berekenen, dan deel je de totale kost van de beurs door het aantal leads. Wil je een cost per sale hebben, deel dan de totale kost door het aantal verkopen.

De kwalitatieve data, zoals het type prospects, data en tijden van bezoek, de interessegebieden van de bezoekers, hun aankoopintentie, de resultaten van de promotie die je vooraf voerde is vaak onmisbaar voor het plannen van een volgende beursdeelname.

De sleutel tot succes zit vervat in het leadmanagement proces. Het begint bij vooraf te weten wat je wil realiseren, het gaat verder met een strategie die gebruiksvriendelijk is bij het verzamelen van de leads en mond uit in de eigenlijke opvolging ervan. Met een grondige voorbereiding, zullen de resultaten voor zichzelf spreken!

Auteur: Susan Friedmann

Lead Force biedt Eventtracker, de oplossing voor het registreren en opvolgen van interesssante contacten op beurzen, events ed. 

Terug naar het overzicht